¿Cómo lograr que los empleados en primera línea participen en los esfuerzos para mejorar continuamente las operaciones de la planta? Dos instalaciones de fabricación de Mars Petcare en México encontraron una herramienta eficiente en una aplicación móvil fácil de usar. La aplicación ha generado más buenas ideas de los trabajadores que los enfoques anteriores y ha alentado a los gerentes de planta a evaluarlas e implementarlas más rápidamente.
Desplegada por las plantas de alimentos para mascotas Mars Guadalajara (GDL) y Querétaro (QRO), la aplicación de software como servicio (SaaS) impulsó los esfuerzos existentes para solicitar ideas de los empleados para mejorar las operaciones. La aplicación fue desarrollada por Rever.
Mars GDL usó originalmente un proceso manual, en papel para recopilar los aportes de los empleados. Pero como a menudo tomaba muchos meses revisar y aprobar buenas ideas, el proceso desalentó la participación. En contraste, Mars QRO les ofreció a los empleados un proceso de entrada digitalizado. Pero no tenía una interfaz fácil de usar y las aprobaciones estaban sujetas a demoras.
Ninguno de los procesos promovió la colaboración, la formación de equipos, los métodos para cuantificar los beneficios esperados o una forma de compartir ideas. Dado que las mejores prácticas no eran fácilmente reproducibles en los sitios, las diferentes ubicaciones también desperdiciaron tiempo y esfuerzo en reinventar la rueda para generar y evaluar ideas.
La aplicación SaaS de Rever es configurable y no personalizada para cada planta, lo que reduce los costos y facilita las actualizaciones.
Delgado se encontró con el sistema Kaizen digitalizado de Rever después de notar que su esposa usaba con entusiasmo su aplicación móvil en su teléfono celular. Se enteró de que la compañía industrial global donde trabajaba usa Rever en sus dispositivos móviles para generar ideas para los empleados, experimentar rápidamente, llevar a cabo las ideas y reconocer las contribuciones. Compartió su descubrimiento con Zoe Vizcarra, gerente de mejora continua de Mars QRO.
Desde la implementación de la aplicación en 2018, ambas instalaciones han experimentado una serie de mejoras, incluida la generación de más de 400 ideas, de las cuales 117 se implementaron solo en el primer trimestre. Delgado dice que las dos instalaciones recuperaron su inversión en la aplicación de Rever en menos de 12 semanas, y también vieron mejoras en la calidad, la seguridad y la eficiencia.
Delgado señala dos áreas, mantenimiento y reducción de desperdicios, donde las ideas de los empleados en primera línea han contribuido a mejoras significativas en las operaciones de la planta. “Nuestro personal de mantenimiento señaló que obtener algunas de nuestras piezas de repuesto localmente podría reducir el tiempo de espera para las reparaciones. El experimento ha sido un éxito y hemos podido reducir los costos en miles de dólares al tiempo que mejoramos los tiempos de entrega ".
Dado que los empleados en primera línea son los más cercanos al proceso y al producto, también pudieron sugerir nuevas formas de gestionar los desechos. "No solo pudimos minimizar y limpiar los desechos", dice Delgado, "sino que ahora podemos examinar los desechos para verificar la calidad del producto".
Debido a que la aplicación móvil de Rever es configurable y no personalizada para cada planta, los costos se han reducido y las actualizaciones han sido más fáciles de realizar. Y dado que es un sistema completo basado en el ciclo PDCA (plan-do-check-act) de cuatro pasos creado por el gurú de la gestión empresarial Edward Deming para mejorar continuamente los procesos y productos, los problemas se pueden resolver en cuestión de horas o días.
La forma sencilla de la aplicación de registrar iniciativas de mejora también ha fomentado la participación de los usuarios, la comunicación de prioridades y el reconocimiento de las contribuciones de los empleados en tiempo real. Los empleados de la planta acceden a la aplicación Rever utilizando tabletas compartidas. Una vez que han identificado una idea, toman una foto y la marcan, agregando una descripción de texto.
Se asigna un entrenador / gerente a la idea, así como otros colaboradores necesarios para finalizar una solución. Luego se realiza un experimento para probarlo. Los resultados se registran en la aplicación en cada etapa, junto con el impacto comercial estimado. Si el experimento falla, eso también se registra para referencia futura.
Delgado dice que las diferentes prioridades de las diferentes funciones laborales han suscitado una amplia gama de ideas de mejora. "Los trabajadores de mantenimiento, por ejemplo, usan la aplicación para reducir el tiempo de inactividad y mejorar la limpieza, mientras que los trabajadores de línea priorizan ideas que mejoran el tiempo del ciclo y reducen el desperdicio", explica. "Todos comparten ideas que contribuyen a fomentar la seguridad de las plantas, una prioridad de la compañía".
Los empleados son reconocidos dentro de su equipo semanalmente según su nivel de participación y el impacto en el desempeño de sus ideas, y en una exhibición pública que muestra las contribuciones de los empleados a lo largo del tiempo, así como el progreso general hacia las metas de la compañía.
"También hay un evento mensual más grande en el que un grupo selecto de empleados son reconocidos por sus contribuciones y recompensados con pequeños obsequios como certificados de obsequios para la cena, pases para películas o incluso una celebración, incluidas sus familias", explica Delgado. "El foco está en el reconocimiento, no en los premios".
Desde entonces, Delgado y Vizcarro han ingresado la aplicación Rever en el programa "Make the Difference" de Mars como una recomendación para adoptar en toda la empresa para ayudar a los esfuerzos de mejora continua. Las ideas recomendadas deben ser independientes de las iniciativas globales de la compañía, reproducibles en otros sitios, y deben seguir al menos uno de los principios rectores de Mars: calidad, responsabilidad, mutualidad, eficiencia y libertad.
